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 雇前调查 安全聘用(连载四)

注:NAPBS 即 美国全国职业背景调查公司协会

未来雇主的责任


现在很多州或联邦隐私法都强调对FCRA的遵守。否则可能导致一系列损失,包括实际损失、补偿性赔偿、律师费用、对故意违法的处罚,以及追加无上限大额损害赔偿。任何以故意或蓄意以虚假名义获取消费者报告的人员还会面临刑事起诉。

除了联邦《公平信用报告法》外,还有18个州都制定与该法案类似的规定,以及众多相关法律,规定可使用或收集申请人或员工的哪些消费者信息。具体而言,很多州的法律规定禁止雇主询问与申请人或员工的刑事犯罪记录相关的信息。

要注意的是,在各州法律规范雇主行为的同时,还对消费者报告机构可以向雇主提供的消费者信息做了规定。因此,重要的是,作为雇主,你应该了解消费者报告机构能够提供那些消费者信息内容。这就引出我们下面的第二点建议。


与调查性消费者报告机构沟通及合作 


制定有效雇前调查方案的关键之一,就是了解从消费者报告机构那里能获得哪些信息。 通常,消费者报告机构与客户之间的关系在建立成功、安全及合规的雇前调查方案过程中起着重要作用。开放诚实的沟通有助于清晰理解目标。

制定调查方案时,首先了解雇前调查的“语言”是个不错的开端。雇前调查个别要素的含义并非直接体现在其名称中。NAPBS因此制定了《通用行业术语标准》,用来对业内公司进行培训和指导。确切了解行业术语可以保证您能获得你想要的消费者信息。

重要步骤之一是真正了解你所要求的消费者信息。举例而言,你想获取某申请人的犯罪记录。你是否需要该申请人在每个学习、工作和居住地的犯罪记录?“犯罪记录查询”可以通过郡法庭、联邦法庭、州法庭、甚至各种电子数据库查询完成。各法庭所提供信息的限制性规定也不尽相同。某些法庭会对予以公开的信息做一定时间限制(例如:7年内的纪录)。另一些法庭则可提供更长时间的记录信息。此外,消费者报告机构可以提供给您的信息也受相关法律的限制。例如,消费者报告机构不得提供距消费者报告日期起7年以上的被逮捕记录。

此外,还有很多其它需要明确的问题。是对申请人的全部教育背景进行核实,还是只核实MBA学历?如果候选人大学还没毕业怎么办?如果候选人的应聘岗位不涉及现金,是否有必要对其信用记录进行查询?您需要在律师的帮助下明确这些问题。您的HR团队成员以及作为您合作伙伴的调查性消费者报告机构,将会帮助您建立高效、安全、经济的调查方案。

这看起来很简单,但是如果您的消费者报告供应机构未充分理解您所希望达成的目标,将会影响到他们帮您管理风险的能力。您应分享清晰、统一、可沟通交流的目标,给您的消费者报告供应机构明确的方向,让他们能够根据您的期望开展调查工作。对于那些有意利用消费者报告机构知识优势的组织,在尽量使自身政策规定与其它公司保持一致时,还可寻求消费者报告机构的意见和建议。询问消费者报告机构其它类似公司的做法。同行业内的其它公司都订购了哪些服务?虽然他们不会告诉您其它公司的具体信息,但是会给出业内公司通常订购的调查内容。让他们的专业经验引导您在所想和所需之间达成适当的平衡。 

同时,消费者报告机构能帮助您排除那些对你不是最佳选择的服务。您在这方面的预算不多吗?那么,如果您的消费者报告供应机构建议您不要向候选人的大学同学核实信息时,请不要感到意外。根据您的行业和需求特点,也许有更有效的方式利用您的预算。有实力的消费者报告机构向您介绍产品和服务方面不会犹豫不决,他们会根据您的资金和其它限制条件,为您提供最强大的风险管理方案。

消费者报告机构可通过日常背景核查流程为您提供更广泛的服务,这有赖于各种技术的应用。IT和人力资源管理人员往往被申请人跟踪系统(ATS),或可用于招聘、福利、雇前调查以及入职培训的HRIS的眼花缭乱的功能所吸引,但即便是标准的、现成的整合也是昂贵的。您根据自己情况做个性选择吗?那么费用会更高。将来软件和安全升级也同样需要量身定制,以适应之前所做的个性化选择。

除了财务影响之外,还存在一些操作上的问题。举例而言,使用ATS的公司可能会非常依赖电子签名,而不是传统手签。对某些公司来讲,这样更加简便和快捷,尤其是业务机构遍布全球的公司。采用电子签名可使前期流程更加顺畅。然而,很多高中、大学和雇主都不认可电子签名的有效性,并且坚持需要提供手签名才能提供信息。因此,必须重新找到申请人,请他来办公室,签署一些表格等。一或两天的时间很容易就过去。讽刺的是,技术正是导致延迟的原因,原来前期的高效方式导致现在的延迟。

这只是一个例子。对一些公司来讲,使用高度复杂的技术解决方案是最合理的决定,但对另一些公司来讲,低科技含量的方案也是经过慎重考虑的选择。最重要的是不能牺牲对您重要的东西。如果某些东西对你非常重要,你会因此愿意为其放弃ATS所带来的好处。消费者报告机构应该向你讲清楚各自的优缺点,同时帮助评估您所做决定将会产生的影响。

虽然消费者报告机构用所拥有的庞大资源,可以解决雇前调查方案的综合性和高效性之间的矛盾,但他们有时也可能会成为达成目标的障碍。理想情况下,您选择的消费者报告机构是因为您信任他们提供服务以及保护您的能力,并且收费合理。但遗憾的是,雇前调查不是一个流水线似的、可预见的过程。有时不可避免地会出现延迟,导致错过聘用时间或者候选人进入了竞争对手的公司。

 
但是更错误的情况就是匆忙开展雇前调查,以满足某位客户的要求,这样做,好的情况会导致错误的用人决策,而严重的会导致法律纠纷。无论您的消费者报告供应机构如何努力,有时法庭的工作人员或高校指导顾问就是不按照你要求的时间提供信息。即便一个高水平消费者报告机构,也不可能始终在规定期限内提供报告和信息。但是如果您的团队总是在最后一分钟才收到相关雇前调查信息,这也应该引起注意。 再次强调,清晰的沟通和明确的预期是关键。 

最后,不要忘记您的雇前调查方案的内部整合。您应该对员工进行培训,检查您的流程,并且定期对规定进行重新评估。缺少消费者报告机构的持续性参与,那些又有背景核查政策的公司需经常这样做。高水平的HR专业人员总是大量参与RFP和选择流程,从而快速地消除风险,这是强大的合作关系所带来好处。

认真考虑您组织内所发生的变化,并且对您招聘战略目标进行评估。对于监管规定变化以及法律要求,应寻求消费者报告供应机构以及法律顾问的建议和意见。雇前调查行业正处于快速发展阶段,经常会开发出新的服务和技术。原有的雇前调查方案能满足您现在和未来的目标要求吗?

虽然上层管理人员无需知道每个雇前调查的详细情况,但是应该每月、每季度或每年对该雇前调查方案进行评估。保持同步并非是个复杂过程。只需与负责该项工作的团队谈一谈,确保与您的消费者报告供应机构统一意见。您的消费者报告供应机构能够参与您和您团队的工作讨论,这点很重要,听取他们对您的组织有益的建议,消除未来风险。

(未完待续)



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